Outsourcing IT – zbiór dobrych praktyk współpracy
Outsourcing IT – zbiór dobrych praktyk współpracy
Na podstawie wieloletnich doświadczeń stworzyliśmy zbiór dobrych praktyk skutecznej współpracy biznesu i partnera odpowiedzialnego za usługi i infrastrukturę informatyczną (outsourcing IT).
- Wyznaczenie osoby do współpracy z ramienia firmy klienta
- osoba zorientowana we wszystkich obszarach funkcjonowania firmy oraz posiadająca przełożenie na decyzje zarządu umożliwia skuteczne wdrażanie właściwych rozwiązań.
- Przedstawienie pracownikom zasad współpracy z partnerem IT
- powinno się poinformować wszyskich pracowników firmy o nawiązaniu współpracy np. wiadomością mailową; określony w niej jest jej zakres, zasady oraz kanały komunikacji.
- Udział partnera IT w planowaniu rozwoju firmy
- rozwój firmy zarówno w zakresie rozwiązań technologicznych, jak i nowych lokalizacji czy remontów istniejących przestrzeni powinien odbywać się w konsultacji z partnerem IT i z uwzględnieniem jego sugestii.
- zapewni to uwzględnienie wszystkich potrzeb zarówno obecnych, jak i pojawiających się w najbliższej przyszłości.
- dodatkowo wykonanie prac instalacyjnych równolegle z budowlanymi pozwoli zoptymalizować koszty i czas realizacji rozwoju infrastruktury IT.
- Otwartość na sugestie partnera
- biznes firmy jest zawsze priorytetem, ale warto być otwartym na propozycje i uwagi partnera IT, by zastosować rozwiązanie zapewniające bezpieczeństwo i ciągłość funkcjonowania firmy przy optymalnych kosztach.
Najczęściej występujące błędy:
- Brak zrozumienia zasad i zakresu współpracy
- pakiet abonamentowy ustalony w umowie określa, które prace są uwzględnione w ryczałcie; za dodatkowe działania firma jest rozliczana odrębnie i otrzyma dodatkową fakturę.
- Używanie innych kanałów komunikacji niż ustalone
- zgłoszenia z pominięciem wskazanych w umowie numerów telefonu bądź maili i próby kontaktu bezpośredniego do konkretnych osób; powoduje to wydłużenie czasu rozwiązania problemu.
- Brak aktualnej dokumentacji infrastruktury IT
- sprawne rozwiązywanie problemów oraz współpraca z firmami trzecimi, oraz dostosowanie rozwiązań IT do wymogów prawnych czy standardów bezpieczeństwa odbywa się w oparciu o aktualną dokumentację; w przypadku jej braku koszt usług wzrasta ze względu na dłuższy czas realizacji każdego zadania.
- Brak informacji o zmianach personalnych w firmie
- zakończenie współpracy z pracownikiem w firmie powinno automatycznie wiązać się z zablokowaniem kont elektronicznych oraz dostępu do infrastruktury IT i danych wrażliwych; zatrudnienie nowej osoby wymaga przygotowania takich dostępów i nadanie uprawnień oraz przeszkolenie pracownika z zasad bezpieczeństwa.
- Nieuwzględnienie partnera przy planowaniu rozwoju firmy
- rozwój firmy bez uwzględnienia obszaru IT powoduje wdrażanie droższych rozwiązań doraźnych; wykonywanie prac instalacyjnych po zakończeniu inwestycji utrudniające bieżące funkcjonowanie i zwiększające koszty prac; powoduje również nieuwzględnienie w nowych rozwiązaniach zaplanowanych na nieodległą przyszłość zmian firmy.
- Zakup sprzętu IT bez konsultacji z partnerem
- samodzielne wybór sprzętu obarczony jest ryzykiem nieodpowiedniego doboru parametrów urządzeń oraz nieuwzględnieniem wszystkich wymogów związanych z licencjami zainstalowanego oprogramowania.
- Nieprzekazanie kluczowych informacji podczas nawiązywania współpracy
- brak kompleksowej informacji dotyczącej kluczowych obszarów działalności firmy, oraz najważniejszych dokumentów skutkować może paraliżem funkcjonowania lub bezpowrotną utratą danych.
Zespół Direct IT
