Microsoft 365 a backup danych – dlaczego potrzebujesz dodatkowej kopii zapasowej?
Spis treści: Microsoft 365 a backup danych
Microsoft 365 stał się jednym z podstawowych narzędzi pracy w wielu firmach. Outlook, Exchange Online, OneDrive, SharePoint, Teams czy aplikacje pakietu Office pozwalają przechowywać dane, współpracować nad dokumentami i komunikować się z zespołem niezależnie od miejsca, w którym pracują użytkownicy. Korzystanie z chmury zwiększa wygodę i dostępność danych, ale nie oznacza automatycznie, że wszystkie firmowe informacje są objęte pełnym backupem.
Microsoft 365 to usługa chmurowa, a nie kompletne rozwiązanie do tworzenia niezależnych kopii zapasowych danych organizacji. Dlatego firmy korzystające z Microsoft 365 powinny odpowiedzieć sobie na pytanie: co stanie się z naszymi danymi, jeśli użytkownik przypadkowo usunie pliki, konto zostanie przejęte albo organizacja padnie ofiarą ransomware?
Czy Microsoft 365 wykonuje backup danych?
Microsoft zapewnia infrastrukturę i mechanizmy dostępności swoich usług, jednak dostępność usługi nie jest tym samym co niezależna kopia zapasowa danych należących do organizacji.
W Microsoft 365 dostępne są mechanizmy pozwalające między innymi na odzyskiwanie usuniętych elementów czy przywracanie wcześniejszych wersji plików. Są one przydatne w wielu codziennych sytuacjach, ale nie powinny być automatycznie utożsamiane z pełną strategią backupową.
Backup powinien zapewniać organizacji możliwość odzyskania danych w sytuacji, gdy standardowe mechanizmy platformy okażą się niewystarczające. Szczególne znaczenie ma to w przypadku cyberataków, celowego usuwania danych, przejęcia kont czy długotrwałego pozostawania atakującego w środowisku.
Dlatego warto rozdzielić dwie kwestie: dostępność usługi Microsoft 365 oraz niezależną ochronę danych organizacji.
Dlaczego dane Microsoft 365 mogą zostać utracone?
Choć środowisko Microsoft 365 działa w chmurze, dane nadal mogą zostać utracone, zmienione lub uszkodzone w wyniku działań użytkowników oraz cyberzagrożeń.
Jednym z najczęstszych scenariuszy jest przypadkowe usunięcie wiadomości, dokumentu lub całego folderu. Błąd użytkownika może wydawać się niegroźny, dopóki usunięty plik nie okaże się ważnym dokumentem potrzebnym do prowadzenia działalności.
Drugim zagrożeniem jest przejęcie konta użytkownika. Cyberprzestępca, który uzyska dostęp do konta, może nie tylko odczytywać dane, ale również modyfikować, usuwać lub szyfrować informacje dostępne dla użytkownika.
Kolejnym problemem jest ransomware. Atakujący może doprowadzić do zaszyfrowania lub uszkodzenia danych znajdujących się w środowisku firmy. Jeżeli organizacja nie posiada niezależnej kopii, możliwości odzyskania danych mogą być ograniczone.
Ryzyko wiąże się również z celowym usunięciem danych przez użytkownika, błędami podczas migracji, nieprawidłową konfiguracją środowiska czy odejściem pracownika, który posiadał dostęp do istotnych informacji.
W jednym z obsługiwanych przez nas środowisk doszło do sytuacji, w której pracownik utworzył na swoim OneDrive ważny plik, nad którym później pracował cały zespół. Po jego odejściu konto użytkownika zostało usunięte, ponieważ nie było już potrzebne. W efekcie pozostali pracownicy stracili dostęp do pliku, który był nadal wykorzystywany w codziennej pracy. Jego odzyskanie było możliwe wyłącznie dzięki dodatkowej kopii zapasowej. To pokazuje, że nawet jeśli dane są przechowywane w Microsoft 365, nie oznacza to automatycznie, że organizacja ma niezależną kopię, z której można je odtworzyć w przypadku utraty danych lub dostępu.
OneDrive to nie to samo co backup
OneDrive jest narzędziem do przechowywania i synchronizacji plików. Dzięki niemu użytkownik może mieć dostęp do dokumentów z różnych urządzeń, a zmiany mogą być synchronizowane pomiędzy nimi.
Synchronizacja nie oznacza jednak stworzenia niezależnej kopii bezpieczeństwa.
To istotna różnica. Jeżeli niepożądana zmiana zostanie zsynchronizowana, problem może zostać przeniesiony na kolejne urządzenia i lokalizacje. W przypadku cyberataku sama synchronizacja nie stanowi więc wystarczającej ochrony.
Dlatego OneDrive backup powinien być traktowany jako dodatkowy element strategii ochrony danych, a nie zamiennik niezależnej kopii zapasowej.
A co z SharePoint i Exchange Online?
Podobna zasada dotyczy innych usług Microsoft 365.
SharePoint jest wykorzystywany przez firmy do przechowywania dokumentów, współdzielenia plików i organizowania pracy zespołowej. Dane przechowywane w SharePoint mogą mieć kluczowe znaczenie dla działalności przedsiębiorstwa, dlatego ich ochrona powinna być częścią szerszej strategii backupowej.
Z kolei Exchange Online odpowiada za firmową pocztę elektroniczną. Skrzynki pocztowe mogą zawierać umowy, ustalenia z klientami, oferty, dokumenty i informacje stanowiące wartość biznesową. Utrata dostępu do poczty lub ważnych wiadomości może realnie wpłynąć na funkcjonowanie organizacji.
Właśnie dlatego warto objąć ochroną backupową nie tylko pojedyncze komputery czy serwery, ale również dane znajdujące się w usługach Microsoft 365.
Co powinien zapewniać dobry backup Microsoft 365?
Skuteczna strategia ochrony danych powinna uwzględniać więcej niż samo wykonywanie kopii.
Przede wszystkim organizacja powinna wiedzieć, jakie dane są chronione, gdzie znajdują się ich kopie i jak szybko można je odzyskać.
Istotne są również:
- regularne wykonywanie kopii zapasowych,
- niezależne przechowywanie danych,
- odpowiednia ochrona kopii przed ich usunięciem lub modyfikacją,
- monitoring poprawności wykonywania backupu,
- możliwość odzyskania pojedynczych elementów oraz większych zbiorów danych,
- regularne testowanie procesu odtwarzania,
- odpowiednio określony czas przechowywania kopii,
- kontrola dostępu do systemu backupowego.
Backup, którego nie można skutecznie odtworzyć, nie zapewnia organizacji realnego bezpieczeństwa.
Acronis jako dodatkowa ochrona Microsoft 365
Jednym z rozwiązań, które można wykorzystać do ochrony danych Microsoft 365, jest Acronis Cyber Protect Cloud.
Rozwiązanie pozwala tworzyć dodatkowe kopie zapasowe danych znajdujących się w środowisku Microsoft 365 oraz umożliwia ich odzyskiwanie w przypadku utraty lub uszkodzenia.
Acronis łączy funkcje związane z ochroną danych i cyberbezpieczeństwem, dzięki czemu może stanowić element szerszej strategii bezpieczeństwa organizacji.
W praktyce najważniejsze nie jest jednak samo wdrożenie konkretnego narzędzia. Kluczowe jest właściwe zaprojektowanie całego procesu: określenie zakresu danych objętych ochroną, częstotliwości wykonywania kopii, sposobu ich przechowywania oraz procedur odzyskiwania.
Backup Microsoft 365 a ransomware
Cyberataki pokazują, dlaczego niezależna kopia zapasowa ma tak duże znaczenie.
W przypadku ransomware organizacja może utracić dostęp do danych potrzebnych do codziennej pracy. Jeżeli atak obejmie również informacje znajdujące się w środowisku Microsoft 365, standardowe mechanizmy odzyskiwania mogą nie być wystarczające do rozwiązania problemu.
Dlatego backup powinien być projektowany z uwzględnieniem scenariusza, w którym atakujący uzyskuje dostęp do środowiska i próbuje wpłynąć również na dane oraz dostępne mechanizmy odzyskiwania.
Właściwie zaprojektowana ochrona powinna umożliwić organizacji odtworzenie danych do stanu sprzed incydentu, ograniczając czas przestoju i wpływ cyberataku na działalność firmy.
Kto powinien zadbać o backup Microsoft 365?
Backup danych Microsoft 365 powinien być elementem strategii bezpieczeństwa praktycznie każdej organizacji, która wykorzystuje tę platformę do codziennej pracy.
Szczególne znaczenie ma to w przypadku firm przechowujących w chmurze dane klientów, dokumentację finansową, umowy, informacje dotyczące pracowników, dane projektowe czy inne poufne informacje biznesowe.
Im większa zależność firmy od Microsoft 365, tym większe znaczenie ma możliwość szybkiego odzyskania danych po awarii, błędzie użytkownika lub cyberataku.
Jak sprawdzić, czy Twoje dane są naprawdę chronione?
Warto zacząć od kilku prostych pytań:
Czy mamy niezależną kopię danych Microsoft 365?
Czy obejmuje ona OneDrive, SharePoint i Exchange Online?
Jak długo przechowywane są kopie?
Czy backup jest monitorowany?
Kiedy ostatnio testowaliśmy odzyskiwanie danych?
Ile czasu potrzebowalibyśmy na odtworzenie danych po poważnym incydencie?
Jeżeli na którekolwiek z tych pytań nie znasz odpowiedzi, warto przeanalizować obecną strategię ochrony danych.
Microsoft 365 to narzędzie do pracy, backup to plan na sytuację awaryjną
Microsoft 365 zapewnia firmom ogromne możliwości w zakresie pracy w chmurze, współpracy i dostępu do danych. Nie oznacza to jednak, że organizacja może całkowicie zrezygnować z własnej strategii backupowej.
Microsoft 365 to nie backup. Dostępność usługi, synchronizacja plików i mechanizmy odzyskiwania dostępne w platformie nie zastępują niezależnej kopii zapasowej zaprojektowanej z myślą o ochronie danych firmy.
Dodatkowy backup Microsoft 365 pozwala zwiększyć odporność organizacji na błędy użytkowników, utratę danych, przejęcie kont czy cyberataki. Rozwiązania takie jak Acronis Cyber Protect Cloud mogą stanowić ważny element takiej strategii, szczególnie gdy są odpowiednio skonfigurowane, monitorowane i regularnie testowane.
W Direct IT pomagamy firmom projektować, wdrażać i utrzymywać rozwiązania backupowe dopasowane do ich środowiska IT. Dzięki połączeniu technologii Acronis z wiedzą specjalistów organizacja może lepiej przygotować się na sytuację, w której dane przestaną być dostępne.
Bo o skuteczności backupu najlepiej przekonać się zanim przyjdzie moment, w którym naprawdę będzie potrzebny.
Zaufaj ekspertom IT
Mamy bogate doświadczenie w realizacji kompleksowych rozwiązań do ochrony danych i zapobiegania wyciekom informacji dla firm różnej wielkości. Nasze rozwiązania są dostosowane do indywidualnych potrzeb klientów, tak, abyś mógł skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Skontaktuj się z nami, a przygotujemy dla Ciebie szczegółową ofertę przygotowaną indywidualnie do Twojej firmy: KONTAKT
Odwiedź nas także na: Facebook
